نرم افزار مدیریت وظایف کارکنان سیستمی است که کارهای تیم را در یک فضای مشترک ثبت میکند و برای هر وظیفه مسئول، سررسید، اولویت و وضعیت مشخصی در نظر می‌گیرد. نتیجه این است که مدیر به‌جای پیگیری کارها از طریق پیام، تماس و جلسه میتواند وضعیت واقعی تیم را از روی جریان وظایف ببیند و اعضای تیم نیز دقیقاً می‌دانند چه کاری بر عهده آن‌هاست.
نرم افزار مدیریت وظایف کارکنان دقیقاً چه کاری انجام می‌دهد؟
در ساده‌ترین حالت، نرم افزار مدیریت وظایف باید به ۳ سؤال پاسخ دهد: چه کاری باید انجام شود، چه کسی مسئول آن است و چه زمانی باید تمام شود. اما برای یک تیم واقعی، همین اطلاعات معمولاً کافی نیست و وضعیت انجام، اولویت، توضیحات، فایل‌ها، زمان صرف‌شده و تاریخچه تغییرات نیز اهمیت پیدا میکند.
فرض کنید یک شرکت ۱۰ نفره در طول هفته ۸۰ وظیفه فعال داشته باشد. اگر اطلاعات این ۸۰ وظیفه بین پیام‌رسان، ایمیل، فایل Excel، جلسات و حافظه افراد پخش شده باشد، مدیر برای فهمیدن وضعیت کارها مجبور است اطلاعات را دوباره از افراد جمع‌آوری کند. نرم افزار مدیریت وظایف قرار است این پراکندگی را به یک جریان واحد تبدیل کند.
هر فعالیت قابل پیگیری به یک وظیفه تبدیل می‌شود. وظیفه میتواند مسئول، تاریخ سررسید، اولویت، توضیح، چک‌لیست، فایل و وضعیت داشته باشد و اعضای تیم هنگام انجام کار، اطلاعات آن را به‌روز کنند.
- ثبت کارها در یک محل مشترک
- تعیین مسئول هر وظیفه
- مشخص کردن زمان سررسید
- تعیین اولویت کارها
- مشاهده وضعیت انجام
- ثبت توضیحات، فایل و نظرات
- گزارش‌گیری از کارهای انجام‌شده و باقی‌مانده
۱. مشکل گم‌شدن کارها بین پیام‌ها و جلسات را حل میکند
یکی از رایج‌ترین مشکلات تیم‌ها این است که وظایف در زمان‌ها و کانال‌های مختلف ایجاد می‌شوند. یک کار در جلسه مطرح می‌شود، کار دیگری در گروه پیام‌رسان نوشته می‌شود و درخواست دیگری از طریق تماس مشتری به یکی از اعضای تیم منتقل می‌شود.
اگر حتی روزانه ۵ درخواست جدید به این شکل وارد تیم شود، در یک ماه کاری حدود ۱۰۰ درخواست ایجاد می‌شود. بدون سیستم مشخص، احتمال فراموش‌شدن، دوباره‌کاری یا اختلاف بر سر مسئولیت کار افزایش پیدا میکند.
نرم افزار مدیریت وظایف یک اصل ساده ایجاد میکند: هر کاری که باید انجام شود، باید ثبت شود. بعد از ثبت، دیگر لازم نیست برای یادآوری آن به حافظه افراد یا جستجو در پیام‌های قدیمی تکیه کرد.
این موضوع بهخصوص برای تیم‌هایی که پروژه‌های متعدد، مشتریان مختلف یا کارهای تکرارشونده دارند اهمیت بیشتری پیدا میکند.
۲. تقسیم کار بین کارکنان را شفاف میکند
در یک تیم ممکن است ۲۰ کار فعال وجود داشته باشد، اما اگر مسئول هر کار مشخص نباشد، داشتن فهرست وظایف کمک زیادی نمی‌کند. مسئولیت مبهم یکی از دلایل رایج تأخیر است؛ زیرا هر فرد ممکن است تصور کند فرد دیگری کار را انجام خواهد داد.
در یک سیستم مدیریت وظایف، هر کار باید حداقل یک مسئول مشخص داشته باشد. در وظایف تیمی نیز می‌توان افراد درگیر را تعیین کرد، اما همچنان باید مشخص باشد چه کسی پاسخگوی پیشرفت کار است.
تقسیم وظایف شفاف حداقل ۳ مزیت ایجاد میکند: مسئولیت‌ها مشخص می‌شوند، مدیر میتواند حجم کار افراد را بهتر مشاهده کند و اعضای تیم نیز می‌توانند برنامه شخصی خود را بر اساس وظایف تخصیص‌یافته تنظیم کنند.
| بدون سیستم مدیریت وظایف | با سیستم مدیریت وظایف |
|---|---|
| «فکر کردم علی انجامش می‌دهد.» | مسئول هر کار مشخص است. |
| کارها در پیام‌ها پخش هستند. | همه وظایف در فضای مشترک قرار دارند. |
| اولویت‌ها شفاهی اعلام می‌شوند. | اولویت روی خود وظیفه ثبت می‌شود. |
| مدیر دائماً وضعیت را سؤال میکند. | وضعیت کار مستقیماً قابل مشاهده است. |
۳. مشخص میکند هر کار چه زمانی باید انجام شود
وظیفه بدون سررسید معمولاً به معنی «هر وقت فرصت شد» است. حتی اگر تیم فقط ۳۰ کار باز داشته باشد، نبود تاریخ تحویل باعث می‌شود افراد نتوانند به‌درستی بین کارها اولویت‌بندی کنند.
تعیین سررسید به این معنی نیست که همه کارها باید فوراً انجام شوند. برعکس، سررسید به تیم کمک میکند مشخص کند کدام کار باید امروز، کدام کار هفته آینده و کدام فعالیت در زمان دیگری انجام شود.
نرم افزار مدیریت وظایف مناسب باید حداقل ۳ قابلیت زمانی داشته باشد: تعیین تاریخ سررسید، نمایش کارهای نزدیک به موعد و یادآوری قبل از سررسید. در تیمهای پیشرفته‌تر، تقویم، مدت زمان تخمینی و برنامه‌ریزی ظرفیت نیز به این ساختار اضافه می‌شود.
تیکبورد امکان تعیین سررسید، یادآور و مدت زمان تقریبی برای وظایف را فراهم میکند و تقویم شرکت نیز میتواند بر اساس تقویم شمسی، میلادی یا قمری تنظیم شود.
۴. وضعیت کارها را بدون سؤال از کارکنان قابل مشاهده میکند
یکی از اصلی‌ترین دلایلی که مدیران مرتب از اعضای تیم می‌پرسند «این کار تمام شد؟» نبود اطلاعات قابل مشاهده درباره وضعیت کار است. اگر وضعیت وظیفه در یک سیستم مشترک به‌روز شود، بخش زیادی از این پیگیری دستی حذف خواهد شد.
یک روش رایج برای نمایش وضعیت وظایف، برد کانبان است. کارها می‌توانند در ستون‌هایی مانند «برای انجام»، «در حال انجام»، «بازبینی» و «انجام‌شده» قرار بگیرند و هنگام پیشرفت بین ستون‌ها جابه‌جا شوند.
اگر تیم روزانه فقط ۲ بار وضعیت وظایف خود را به‌روز کند، مدیر میتواند بدون ایجاد وقفه در کار افراد یک تصویر نسبتاً دقیق از جریان کار داشته باشد. هدف این نیست که هر دقیقه فعالیت کارکنان ثبت شود؛ هدف این است که وضعیت خروجی کار قابل مشاهده باشد.
این مدل همچنین به کاهش میکرومدیریت کمک میکند، زیرا تمرکز مدیر از مشاهده رفتار فرد به مشاهده وضعیت وظیفه منتقل می‌شود.
۵. کارهای تأخیردار را قبل از تبدیل شدن به بحران مشخص میکند
تأخیر همیشه قابل جلوگیری نیست. مشکل اصلی زمانی ایجاد می‌شود که مدیر خیلی دیر متوجه تأخیر شود. اگر یک فعالیت ۱۰ روزه در روز نهم هنوز شروع نشده باشد، فضای کمی برای اصلاح برنامه باقی می‌ماند.
در سیستم مدیریت وظایف می‌توان کارها را بر اساس سررسید، مسئول، وضعیت و اولویت فیلتر کرد و وظایف عقب‌افتاده را جداگانه مشاهده کرد. به این ترتیب مدیر لازم نیست همه کارها را با شدت یکسان کنترل کند.
این موضوع باعث ایجاد یک مدل مدیریتی مؤثرتر می‌شود: کارهای عادی بدون دخالت اضافی پیش می‌روند و توجه مدیر روی موارد استثنایی متمرکز می‌شود.
- وظیفه‌ای که از سررسید گذشته است.
- وظیفه‌ای که مدت زیادی در یک وضعیت مانده است.
- کاری که وابسته به تصمیم مدیر است.
- وظیفه‌ای که فرد مسئول ظرفیت کافی برای انجام آن ندارد.
- کار مهمی که هنوز شروع نشده است.
۶. گزارش کار کارکنان را از خود وظایف تولید میکند
در بسیاری از شرکت‌ها، کارکنان علاوه بر انجام کار باید در پایان روز یا هفته گزارشی درباره همان کارها بنویسند. این یعنی اطلاعاتی که یک بار هنگام انجام فعالیت ایجاد شده‌اند، برای بار دوم به شکل گزارش بازنویسی می‌شوند.
اگر یک تیم ۱۰ نفره روزانه فقط ۱۰ دقیقه برای نوشتن گزارش کار زمان صرف کند، مجموع آن برابر با ۱۰۰ دقیقه در روز است. در ۲۰ روز کاری، بیش از ۳۳ ساعت زمان تیم صرف گزارش‌نویسی می‌شود.
یک سیستم مناسب میتواند بخش زیادی از گزارش را از داده‌های طبیعی کار استخراج کند: چه وظایفی انجام شده‌اند، چه کارهایی باقی مانده‌اند، چه زمانی ثبت شده است و چه فعالیت‌هایی روی هر وظیفه انجام شده است.
در تیکبورد گزارش‌هایی برای کارهای انجام‌شده، وظایف، زمان‌های ثبت‌شده و عملکرد تیم وجود دارد. مدیر میتواند گزارش‌ها را بر اساس پارامترهایی مانند فرد، پروژه، مشتری، برد، وضعیت و بازه زمانی بررسی کند.
برای بررسی دقیق‌تر معیارهای عملکرد می‌توانید مقاله شاخص‌های ارزیابی عملکرد فردی و تیمی مبتنی بر وظایف و اهداف را مطالعه کنید.
۷. ثبت زمان به تخمین بهتر کارها کمک میکند
مدیریت وظایف فقط درباره دانستن اینکه یک کار انجام شده یا نشده نیست. برای بسیاری از تیم‌ها مهم است بدانند یک فعالیت واقعاً چقدر زمان مصرف کرده است.
فرض کنید یک نوع وظیفه همیشه با تخمین ۲ ساعت ثبت می‌شود اما داده‌های واقعی نشان می‌دهد متوسط زمان انجام آن ۵ ساعت است. بدون ثبت زمان، تیم احتمالاً همین خطای تخمین را بارها تکرار خواهد کرد.
ثبت زمان حداقل در ۳ حوزه مفید است: تخمین پروژه‌های آینده، تحلیل ظرفیت اعضای تیم و بررسی زمان صرف‌شده برای پروژه یا مشتری.
البته ثبت زمان نباید به ابزاری برای نظارت دقیقه‌به‌دقیقه بر کارکنان تبدیل شود. هدف اصلی باید درک هزینه زمانی فعالیت‌ها و بهبود برنامه‌ریزی باشد.
۸. آیا مدیریت وظایف همان مدیریت پروژه است؟
مدیریت وظایف و مدیریت پروژه به هم مرتبط‌اند، اما دقیقاً یک مفهوم نیستند. وظیفه معمولاً کوچک‌ترین واحد قابل انجام کار است، در حالی که پروژه مجموعه‌ای از چندین وظیفه، هدف، زمانبندی و گاهی منابع و محدودیت‌های مختلف است.
یک تیم کوچک ممکن است فقط با مدیریت وظایف نیاز خود را برطرف کند. اما وقتی ۵ پروژه همزمان، چند مشتری، اعضای مختلف و زمان‌بندی‌های وابسته وجود داشته باشد، ساختار پروژه اهمیت بیشتری پیدا میکند.
به همین دلیل نرم افزارهای کاری مدرن معمولاً امکان اتصال وظایف به پروژه‌ها را فراهم می‌کنند. در تیکبورد نیز بردها و وظایف می‌توانند در ارتباط با پروژه‌های مشتریان سازماندهی شوند.
۹. چه تیم‌هایی بیشتر به نرم افزار مدیریت وظایف کارکنان نیاز دارند؟
تقریباً هر تیمی میتواند از مدیریت وظایف استفاده کند، اما نیاز زمانی جدی‌تر می‌شود که تعداد افراد، مشتریان یا کارهای همزمان افزایش پیدا کند. یک تیم ۲ نفره ممکن است برای مدتی با پیام‌رسان کار کند، ولی مدیریت همین روش برای ۱۰ یا ۲۰ نفر بسیار دشوارتر خواهد شد.
این ابزار برای حداقل ۵ نوع تیم کاربرد ویژه دارد:
- شرکت‌های نرم افزاری: برای مدیریت توسعه، پشتیبانی، باگ و درخواست مشتری.
- آژانس‌های دیجیتال و طراحی: برای مدیریت پروژه‌های متعدد مشتریان و زمان تیم.
- تیمهای پشتیبانی: برای تبدیل درخواست‌های مشتری به وظایف قابل پیگیری.
- شرکت‌های خدماتی: برای تقسیم کار، ثبت زمان و مدیریت پروژه مشتری.
- تیمهای دورکار یا ترکیبی: برای ایجاد یک منبع مشترک از وضعیت کارها.
۱۰. یک نرم افزار مدیریت وظایف کارکنان چه امکاناتی باید داشته باشد؟
تعداد زیاد قابلیت‌ها الزاماً به معنی بهتر بودن نرم افزار نیست. برای بیشتر تیم‌ها، ۱۰ قابلیت زیر بیشترین اهمیت عملی را دارند.
- ثبت سریع وظیفه
- تعیین یک یا چند مسئول
- تاریخ و زمان سررسید
- اولویت‌بندی
- برد یا نمای وضعیت کار
- چک‌لیست و توضیحات
- یادآور
- ثبت زمان
- گزارش کار و عملکرد
- تاریخچه تغییرات و فعالیت‌ها
بعد از این امکانات پایه می‌توان قابلیت‌هایی مانند کارهای تکرارشونده، قالب وظایف، فایل، چت، تقویم، مدیریت مشتری و هوش مصنوعی را بر اساس نیاز تیم بررسی کرد.
نرم افزار مدیریت وظایف چگونه باید استفاده شود تا واقعاً مفید باشد؟
خرید یا راه‌اندازی نرم افزار به‌تنهایی مشکل مدیریت کار را حل نمی‌کند. اگر اعضای تیم وظایف را ثبت نکنند یا وضعیت آن‌ها را به‌روز نکنند، حتی بهترین سیستم نیز اطلاعات قابل اعتمادی ارائه نخواهد کرد.
برای شروع می‌توان یک فرآیند ساده ۵ مرحله‌ای تعریف کرد:
- تمام کارهای قابل پیگیری در سیستم ثبت شوند.
- برای هر کار مسئول و سررسید تعیین شود.
- وضعیت کار هنگام شروع یا پایان تغییر کند.
- توضیحات و تصمیم‌های مهم روی همان وظیفه ثبت شوند.
- مدیر به‌جای سؤال از افراد، ابتدا اطلاعات سیستم را بررسی کند.
بعد از تثبیت این فرآیند می‌توان گزارش‌ها، ثبت زمان، برنامه‌ریزی ظرفیت و اتوماسیون‌های پیشرفته‌تر را اضافه کرد.
جمع‌بندی
نرم افزار مدیریت وظایف کارکنان برای کنترل بیشتر افراد طراحی نشده است؛ هدف اصلی آن ایجاد شفافیت در کارهاست. وقتی وظایف، مسئولیت‌ها، سررسیدها و وضعیت‌ها در یک سیستم مشترک ثبت شوند، هم مدیر تصویر بهتری از جریان کار دارد و هم اعضای تیم با ابهام کمتری کار می‌کنند.
مزیت واقعی این ابزار زمانی مشخص می‌شود که تعداد پروژه‌ها و وظایف افزایش پیدا کند. به‌جای جستجو در پیام‌ها، جلسات متعدد و گزارش‌گیری دستی، مدیر میتواند وضعیت کارها، تأخیرها و خروجی تیم را از روی داده‌های ثبت‌شده مشاهده کند.
تیکبورد با ترکیب بردهای کاری، مدیریت وظایف، سررسید و یادآور، ثبت زمان، تقویم، گزارش‌ها و امکانات ارتباطی تلاش میکند این جریان را در یک فضای مشترک قرار دهد. برای شروع نیز لازم نیست فرآیند پیچیده‌ای ایجاد کنید؛ کافی است کارها را ثبت کنید، مسئول و موعد آن‌ها را مشخص کنید و اجازه دهید سیستم به منبع اصلی وضعیت کار تیم تبدیل شود.
