برای تهیه گزارش کار کارکنان لازم نیست اعضای تیم در پایان هر روز همان کارهایی را که انجام داده‌اند دوباره در فرم، فایل Excel یا گروه پیام‌رسان بنویسند. اگر وظایف، مسئول هر کار، وضعیت انجام، زمان صرفشده و فعالیت‌های مرتبط در یک سیستم مشترک ثبت شوند، گزارش میتواند از همان داده‌های واقعی جریان کار ساخته شود؛ در نتیجه هم زمان کمتری صرف گزارش‌نویسی می‌شود و هم مدیر تصویر دقیق‌تری از وضعیت تیم به دست می‌آورد.
چرا گزارش‌نویسی دستی در تیم‌ها به یک کار تکراری تبدیل می‌شود؟
در بسیاری از شرکت‌ها فرآیند گزارش کار از خودِ انجام کار جداست. کارمند ابتدا وظیفه خود را انجام می‌دهد، بعد وضعیت آن را در پیام‌رسان اعلام می‌کند و در پایان روز نیز باید همان فعالیت را برای بار سوم در قالب گزارش روزانه یا فایل Excel بنویسد.
فرض کنید یک تیم ۱۰ نفره داشته باشیم و هر نفر فقط روزانه ۱۰ دقیقه برای تهیه گزارش کار صرف کند. این یعنی ۱۰۰ دقیقه در روز و حدود ۳۳ ساعت در یک ماه ۲۰ روز کاری. این عدد فقط زمان نوشتن گزارش است و زمان مدیر برای جمع‌آوری، مرتب‌سازی و خواندن گزارش‌ها را شامل نمی‌شود.
مسئله اصلی گزارش کار نیست؛ مسئله این است که اطلاعات مورد نیاز گزارش قبلاً هنگام انجام کار تولید شده‌اند اما در یک ساختار قابل استفاده ذخیره نشده‌اند. اگر سیستم مدیریت وظایف این داده‌ها را ثبت کند، نیازی نیست اعضای تیم همان اطلاعات را دوباره تولید کنند.
۱. گزارش کار را از خودِ وظایف تولید کنید
اولین قدم این است که هر فعالیت قابل پیگیری به یک وظیفه مشخص تبدیل شود. برای تهیه گزارش مفید، هر وظیفه حداقل باید ۵ اطلاعات داشته باشد: عنوان، مسئول، وضعیت، تاریخ سررسید و تاریخ انجام.
برای مثال اگر یک کارمند در طول روز ۶ وظیفه داشته باشد و ۴ مورد از آن‌ها تکمیل شده باشند، سیستم از همان اطلاعات میتواند نشان دهد چه کارهایی انجام شده، چه کارهایی باقی مانده و کدام فعالیتها به روز بعد منتقل شده‌اند.
این روش از گزارش‌هایی مانند «امروز روی پروژه کار کردم» دقیق‌تر است. وظایفی با عنوان مشخص مانند «اصلاح صفحه قیمت‌گذاری»، «آماده‌سازی گزارش مشتری» یا «رفع خطای پرداخت» قابل اندازه‌گیری و پیگیری هستند.
- عنوان دقیق وظیفه ثبت شود.
- مسئول انجام مشخص باشد.
- تاریخ سررسید وجود داشته باشد.
- وضعیت وظیفه به‌روز شود.
- تاریخ انجام نهایی ثبت شود.
وقتی این ۵ جزء برای اکثر کارهای تیم وجود داشته باشند، بخش بزرگی از گزارش روزانه و هفتگی به‌صورت طبیعی تولید می‌شود.
۲. زمان صرفشده روی کارها را به گزارش اضافه کنید
دانستن اینکه یک وظیفه انجام شده مفید است، اما همیشه کافی نیست. ممکن است دو وظیفه هر دو در یک روز تکمیل شوند اما یکی ۳۰ دقیقه و دیگری ۶ ساعت زمان برده باشد. بدون ثبت زمان، این تفاوت در گزارش دیده نمی‌شود.
ثبت زمان به مدیر کمک می‌کند حداقل ۳ سؤال را بهتر پاسخ دهد: اعضای تیم زمان خود را روی چه فعالیت‌هایی صرف کرده‌اند، کدام پروژه‌ها بیشتر از انتظار زمان مصرف می‌کنند و تخمین زمانی کارها تا چه اندازه با واقعیت هماهنگ است.
فرض کنید برای یک فعالیت ۲ ساعت زمان پیش‌بینی شده اما در ۵ بار انجام آن، میانگین زمان واقعی حدود ۴ ساعت بوده است. این داده نشان می‌دهد مشکل لزوماً از عملکرد فرد نیست؛ ممکن است تخمین اولیه اشتباه باشد یا خود فرآیند کار نیاز به اصلاح داشته باشد.
در تیکبورد می‌توان زمان را با تایمر یا به‌صورت دستی روی وظایف ثبت کرد. این زمان‌ها بعداً در گزارش‌ها قابل مشاهده هستند و مدیر میتواند آن‌ها را در ارتباط با افراد، وظایف و پروژه‌ها بررسی کند.
۳. گزارش روزانه را به «آنچه تغییر کرده» محدود کنید
گزارش روزانه نباید تاریخچه کامل پروژه را هر روز تکرار کند. اگر یک تیم ۲۰ وظیفه فعال داشته باشد، مدیر بیشتر نیاز دارد بداند در ۲۴ ساعت گذشته چه چیزی تغییر کرده است.
یک گزارش روزانه مفید میتواند فقط ۴ بخش داشته باشد: کارهای تکمیلشده، کارهای شروع‌شده، وظایف تأخیردار و موانعی که نیازمند تصمیم مدیر هستند. اطلاعات ثابت پروژه نیازی نیست هر روز تکرار شوند.
برای مثال، به‌جای اینکه کارمند بنویسد «روی طراحی سایت کار کردم»، گزارش میتواند از روی سیستم نشان دهد:
- ۲ وظیفه تکمیل شده است.
- ۱ وظیفه وارد مرحله بازبینی شده است.
- ۱ کار از سررسید عبور کرده است.
- ۳ ساعت و ۴۵ دقیقه زمان روی پروژه ثبت شده است.
این نوع گزارش هم کوتاه‌تر است و هم اطلاعات قابل مقایسه‌تری در اختیار مدیر قرار می‌دهد.
۴. گزارش هفتگی را بر اساس روندها بسازید، نه فهرست فعالیتها
گزارش هفتگی هدف متفاوتی از گزارش روزانه دارد. اگر در طول یک هفته ۵۰ فعالیت انجام شده باشد، مدیر معمولاً نیازی ندارد همه ۵۰ مورد را دوباره بخواند؛ مهم‌تر این است که بداند روند کلی تیم چگونه بوده است.
در گزارش هفتگی می‌توان حداقل ۵ معیار را بررسی کرد: تعداد کارهای تکمیلشده، درصد تحویل بهموقع، کارهای تأخیردار، زمان ثبت‌شده و وظایفی که هنوز باز مانده‌اند.
برای مثال ممکن است یک تیم در هفته اول ۳۵ کار تکمیل کند و در هفته دوم ۴۰ کار. افزایش تعداد بهتنهایی به معنی عملکرد بهتر نیست. اگر در هفته دوم تعداد کارهای تأخیردار نیز از ۳ به ۱۲ رسیده باشد، تصویر متفاوتی به دست می‌آید.
| گزارش روزانه | گزارش هفتگی |
|---|---|
| تمرکز روی تغییرات ۲۴ ساعت اخیر | تمرکز روی روند عملکرد طی ۷ روز |
| کارهای انجامشده | حجم کل کار تکمیلشده |
| موانع فوری | الگوهای تأخیر و گلوگاه‌ها |
| کارهای امروز یا فردا | برنامه و ظرفیت هفته بعد |
| جزئیات عملیاتی | تصویر مدیریتی |
۵. گزارش کار را به ابزار کنترل لحظه‌ای کارکنان تبدیل نکنید
داشتن داده بیشتر همیشه به معنی مدیریت بهتر نیست. اگر مدیر بتواند ۲۰ نوع گزارش مختلف ببیند اما همه آن‌ها را برای کنترل لحظه‌به‌لحظه افراد استفاده کند، سیستم گزارش‌دهی ممکن است به میکرومدیریت تبدیل شود.
بهتر است گزارش‌ها روی خروجی و جریان کار متمرکز باشند. برای بسیاری از تیم‌ها ۴ سؤال مهم‌تر از مشاهده دائمی فعالیت افراد است: چه کاری انجام شده، چه چیزی تأخیر دارد، مانع اصلی چیست و چه کاری در ادامه باید انجام شود.
مثلاً ثبت ۸ ساعت فعالیت به‌خودی‌خود نمی‌گوید عملکرد فرد خوب یا بد بوده است. ممکن است یک کار پیچیده واقعاً ۸ ساعت نیاز داشته باشد یا فرد در همان زمان یک مسئله حیاتی را حل کرده باشد. بنابراین داده‌های زمانی باید در کنار نوع، وزن، اهمیت و خروجی کار تحلیل شوند.
اگر هدف شما کاهش پیگیری مداوم است، مقاله «چگونه وظایف کارکنان را بدون میکرومدیریت پیگیری کنیم؟» میتواند مکمل این موضوع باشد.
۶. گزارش عملکرد را با گزارش فعالیت اشتباه نگیرید
گزارش فعالیت می‌گوید فرد چه کارهایی انجام داده است؛ گزارش عملکرد تلاش می‌کند نشان دهد نتیجه این فعالیتها چه بوده است. این دو مفهوم مرتبط هستند اما یکسان نیستند.
فرض کنید کارمند A در یک هفته ۱۵ وظیفه و کارمند B فقط ۵ وظیفه انجام داده است. نمی‌توان فقط بر اساس این ۲ عدد نتیجه گرفت A سه برابر B عملکرد داشته است. ممکن است ۵ وظیفه B پیچیده‌تر یا دارای اهمیت بیشتری بوده باشند.
برای ارزیابی دقیق‌تر می‌توان حداقل ۴ عامل را در کنار تعداد کارها قرار داد: وزن یا پیچیدگی کار، زمان صرفشده، تحویل بهموقع و کیفیت خروجی.
به همین دلیل گزارش کار باید منبع داده برای ارزیابی عملکرد باشد، نه اینکه بهتنهایی جایگزین ارزیابی شود.
برای جزئیات بیشتر می‌توانید مقاله شاخص‌های ارزیابی عملکرد فردی و تیمی مبتنی بر انجام وظایف و اهداف را مطالعه کنید.
۷. مدیر باید بتواند گزارش را بر اساس نیاز خود فیلتر کند
یک گزارش ثابت برای همه موقعیت‌ها کافی نیست. مدیر ممکن است امروز بخواهد کارهای یک کارمند را ببیند و فردا به گزارش یک مشتری یا پروژه خاص نیاز داشته باشد. به همین دلیل فیلتر کردن گزارش اهمیت زیادی دارد.
حداقل ۶ نوع فیلتر میتواند در یک سیستم گزارش کار مفید باشد: فرد، پروژه، مشتری، وضعیت، تاریخ و نوع یا محل انجام کار. اگر اطلاعات وظایف از ابتدا ساختاریافته ثبت شده باشند، ایجاد این گزارش‌ها بسیار ساده‌تر می‌شود.
برای مثال مدیر یک شرکت خدماتی ممکن است بخواهد فقط وظایف مربوط به «مشتری الف» را در ۳۰ روز گذشته مشاهده کند. مدیر تیم نرم افزاری ممکن است بخواهد کارهای انجامشده یک برد توسعه را در یک Sprint بررسی کند.
در تیکبورد گزارش‌ها می‌توانند بر اساس اطلاعاتی مانند مشتری، پروژه، برد، وضعیت، مسئول و بازه زمانی بررسی شوند. این موضوع باعث می‌شود یک مجموعه داده واحد بتواند چندین نیاز گزارش‌دهی را پاسخ دهد.
۸. گزارش لحظه‌ای چه تفاوتی با گزارش دستی دارد؟
گزارش دستی معمولاً یک Snapshot از گذشته است. مثلاً گزارش ساعت ۱۷ نشان می‌دهد کارمند تا پایان همان روز چه فعالیت‌هایی را به یاد داشته و ثبت کرده است. اگر ساعت ۱۸ یک وظیفه تغییر کند، گزارش قبلی دیگر به‌روز نیست.
اما وقتی گزارش مستقیماً از سیستم مدیریت وظایف ساخته شود، تغییر وضعیت یک کار میتواند همان لحظه در اطلاعات گزارش منعکس شود. در یک تیم ۱۵ نفره که روزانه ده‌ها تغییر روی وظایف دارد، این تفاوت بسیار مهم است.
گزارش لحظه‌ای به این معنی نیست که مدیر باید هر ۵ دقیقه Dashboard را بررسی کند. مزیت آن این است که هر زمان نیاز به تصمیم وجود داشت، اطلاعات جدید در دسترس باشد.
این مدل به‌خصوص هنگام نزدیک شدن به Deadline، بررسی پروژه‌های مشتری یا مدیریت کارهای تأخیردار ارزش بیشتری دارد.
۹. نرم افزار گزارش کار کارکنان چه امکاناتی باید داشته باشد؟
یک نرم افزار گزارش کار مناسب نباید فقط فرم دیجیتال گزارش روزانه باشد. اگر کارمند همچنان مجبور باشد هر روز ۱۵ فیلد را دستی پر کند، صرفاً فرم کاغذی به فرم آنلاین تبدیل شده است.
سیستم مناسب باید داده را تا حد ممکن از فعالیت واقعی تیم جمع‌آوری کند. حداقل ۱۰ قابلیت زیر برای این هدف مفید هستند:
- ثبت و تخصیص وظایف
- ثبت وضعیت کار
- تاریخ ایجاد و انجام وظیفه
- ثبت سررسید
- ثبت زمان فعالیت
- ثبت نظرات و تغییرات
- فیلتر بر اساس کارمند
- فیلتر بر اساس پروژه و مشتری
- نمایش کارهای تأخیردار
- گزارش کارهای تکمیلشده در بازه زمانی
وجود این ۱۰ قابلیت باعث می‌شود گزارش از دل کار روزمره تولید شود، نه اینکه به یک وظیفه اداری جداگانه تبدیل شود.
۱۰. چگونه سیستم گزارش کار را در تیم اجرا کنیم؟
برای شروع نیازی نیست یک فرآیند ۲۰ مرحله‌ای طراحی شود. بهتر است تیم با حداقل اطلاعات ضروری شروع کند و بعد از چند هفته گزارش‌های پیشرفته‌تر را اضافه کند.
یک فرآیند ساده ۵ مرحله‌ای میتواند به این شکل باشد:
- ثبت وظایف: همه کارهای قابل پیگیری در سیستم ثبت شوند.
- تخصیص مسئول: هر وظیفه حداقل یک فرد مسئول داشته باشد.
- به‌روزرسانی وضعیت: افراد هنگام شروع یا پایان کار، وضعیت را تغییر دهند.
- ثبت زمان در صورت نیاز: زمان فعالیت‌های مهم یا پروژه‌ای ثبت شود.
- استخراج گزارش: مدیر گزارش روزانه یا هفتگی را از همین داده‌ها مشاهده کند.
پس از ۲ تا ۴ هفته می‌توان بررسی کرد کدام اطلاعات واقعاً برای تصمیم‌گیری مفید هستند و کدام داده‌ها صرفاً گزارش را شلوغ می‌کنند. هدف این است که گزارش کار تا حد ممکن ساده، قابل اعتماد و مرتبط با تصمیم مدیریتی باقی بماند.
تیکبورد چگونه به تهیه گزارش کار کمک می‌کند؟
تیکبورد اطلاعات مورد نیاز گزارش را از بخش‌های مختلف جریان کار جمع می‌کند. وظایف دارای مسئول، سررسید، اولویت و وضعیت هستند؛ اعضای تیم می‌توانند زمان فعالیت خود را ثبت کنند و تغییرات و نظرات نیز روی وظایف باقی می‌مانند.
گزارش‌های تیکبورد می‌توانند اطلاعاتی مانند کارهای انجامشده، وضعیت وظایف، زمان‌های ثبت‌شده و عملکرد اعضای تیم را نمایش دهند. مدیران همچنین می‌توانند گزارش‌ها را بر اساس متغیرهایی مانند فرد، مشتری، پروژه، برد، وضعیت و تاریخ فیلتر کنند.
در نتیجه برای مثال اگر یک تیم ۱۲ نفره روی ۶ پروژه مشتری کار کند، مدیر مجبور نیست از هر ۱۲ نفر بخواهد گزارش جداگانه‌ای درباره هر ۶ پروژه تهیه کنند. بخش زیادی از اطلاعات از همان وظایف و زمان‌هایی که در طول کار ثبت شده‌اند قابل استخراج است.
هدف نهایی این نیست که گزارش بیشتری تولید شود؛ هدف این است که مدیر با گزارش کمتر اما دقیق‌تر بتواند تصمیم بهتری بگیرد.
جمع‌بندی
گزارش کار کارکنان زمانی بیشترین ارزش را دارد که محصول جانبی جریان واقعی کار باشد. اگر اعضای تیم وظایف، وضعیت‌ها و زمان فعالیت‌های خود را در یک سیستم مشترک ثبت کنند، دیگر لازم نیست همان اطلاعات را دوباره در فایل Excel، پیام‌رسان یا فرم گزارش روزانه وارد کنند.
گزارش روزانه بهتر است روی تغییرات و مشکلات فوری تمرکز کند و گزارش هفتگی روندهایی مثل حجم کار تکمیلشده، تأخیرها و زمان صرفشده را نشان دهد. این داده‌ها نیز نباید بهتنهایی برای قضاوت درباره عملکرد افراد استفاده شوند؛ نوع، وزن و نتیجه کار اهمیت زیادی دارند.
تیکبورد با اتصال مدیریت وظایف، ثبت زمان، پروژه‌ها و گزارش‌ها کمک می‌کند اطلاعات گزارش از خودِ کارهای انجامشده به دست آید. نتیجه میتواند گزارش‌نویسی دستی کمتر، اطلاعات به‌روزتر و زمان بیشتر برای انجام کار واقعی باشد.